Kaizen – Løbende forbedringer!

I enhver succesfuld lean organisation vil de med 99% sikkerhed sige, at en af hovedårsagerne til at lean virker er, at man arbejder systematisk med Kaizen. Eller løbende forbedringer på dansk! Hele grundtanken bag Toyotas filosofi er at man konstant skal forbedre sig. Og måden de styrer det på er ved at anvende Kaizen filosofien. Og hvis man ellers kan huske det 5. princip i Lean: “Perfektion” (Læs mere om de 5 principper her), er hele grundtanken bag det jo netop at man aldrig må stille sig tilfreds!

Kaizen kommer som så meget andet fra Japan, nærmere betegnet Toyota og er et værktøj til at systematisere og fastholde det at lave forbedringer. Kaizen betyder, lidt populært sagt, Løbende forbedringer, og er et udtryk for at alle virksomheder bør arbejde systematisk og målrettet med at forbedre sine processer.

Som beskrevet i indlægget omkring 5S, er standarder nødvendige for at sikre flow. Men standarder er til for at blive brudt ned og forbedret, og her er det Kaizen kommer ind i billedet. Selvom det lyder nemt at arbejder med løbende forbedringer, er det vigtigt, ligesom med alt andet i Lean, at det gøre på en systematisk og velovervejet måde. Derfor gælder følgende principper:

• Stil spørgsmålstegn ved regler og standarder (der skal altid være standarder men disse kan ændres og forbedres)
• Opfindsomhed og engagement skal udvikles (Alle i virksomheden skal deltage og udvikle deres opfindsomhed)
• Søg altid at finde hovedårsagen (Brug evt. 5 x hvorfor)
• Eliminer evt. hele processen hvis det er muligt (Sæt spørgsmålstegn ved om processen overhovedet er nødvendig. Her ligner Kaizen BPR)
• Reducer eller ændr aktiviteter (Kombiner dem eventuelt)

Fælles for disse punkter er, at uanset hvilken proces der er tale om er det vigtigt at stille spørgsmåltegn. Ikke bare ved hvordan det gøres, men om det overhovedet er nødvendigt!

Mange gange har man i virksomheder processer som er gået igen i mange år, fordi en leder engang har tænkt at det var smart. Men i virkeligheden er det en proces der udelukkende udføres fordi det “har man altid gjort”. Gode eksempler på det er checklister der ikke bruges, testskemaer der arkiveres osv. Vi kender det alle sammen!

I et senere indlæg vil jeg behandle hvordan opstart af Kaizen kan gøres rent praktisk og desuden komme omkring Kaizen Blitz.

Hvad har du af erfaring med Kaizen og er det noget der virker?

Lean i Danmark

A3 – Et værktøj til visuel ledelse

I mange virksomheder bruges der næsten skræmmende lidt tid på at måle ens resultater og fremgang. Mange steder foregår den eneste rapportering via økonomisystemer og på økonomiske nøgletal som ikke viser hele sandheden.

Dette skabe forskellige problemstillinger, men den vigtigste er at man mange gange falder hen til at “måle” sin performance ud fra følelser og subjektive opfattelser. Og det er med 100% sikkerhed ikke korrekt.

I alle virksomheder er det vigtigt at måle og monitorere virksomhedens performance. Og mindst lige så vigtigt er det at måle tendens, så man har en mulighed for at agere i forhold til den ønskede målsætning.

Men især når man ønsker at gennemføre ændringer/optimering i organisationen, er det vigtigt at kunne måle en effekt af tiltagene. Mange gange er det ligeledes nødvendigt med en eller anden form for investering og her er det ekstremt vigtigt, at kunne vise en effekt. Og her kommer værktøjet A3 ind i billedet

A3 værktøjet er et af de mest anvendte og vigtige værktøjer i en Lean organisation, og har taget sit navn efter papirstørrelsen.

A3 værktøjet

Ideen med A3 er at man på kun ét stykke A3 papir fortæller, med grafer og målinger, hvordan virksomheden performer i forhold til målsætning og ikke mindst hvad tendensen er. Disse A3 papirer danner så grundlag for hele virksomhedens rapportering. Helt fra gulvet til Direktionen.

På A3 arket påføres de KPI’er man gerne vil måle, deres mål samt aktiviteter for at opnå denne målsætning. Hver uge mødes man i afdelingenog gennemgår A3 hvor hver afdelingsleder får 3-5 minutter til at gennemgå status fra sidste møde, resultater og der aftales aktiviteter til næste møde.

Disse møder skal holdes så effektive og korte som muligt og målet er ganske kort at få overblik over status og performance for hver afdeling. Funktionschefen for hver afdeling sammenfatter sine resultater i en ny A3, som han/hun så kan rapportere til sin direkte chef og så fremdeles.

Dette bevirker at man fra top til bund har et helt trædiagram af A3 der slutter med én enkelt A3 hos direktøren, som via denne kan se status og tendens på virksomhedens performance.

Udforming af A3

Et A3 kan udformes på mange måde. Under Downloads kan du se et bud, men det vigtigste er ikke så meget formen, men indholdet. Her er det som sagt vigtigt at man har lige præcis de KPI’er med som virksomheden har besluttet er centrale. Derudover er det vigtigt at man gør plads til aktiviteter og meget gerne en måling på om disse så overholdes.

Derudover er det utrolig vigtigt at man bruger samme A3 hele vejen igennem virksomheden for at sikre genkendeligheden. Så lige så snart i har besluttet jer for et format, så hold fast i det fra top til bund.

Hvordan bruger i A3 hos jer? Er det et værktøj der virker? Smid en kommentar herunder.

Lean i Danmark

5S – Et simpelt, men fantastisk værktøj…

Et af de mest (med rette) anvendte værktøjer når Lean skal indføres er 5S. 5S er en fantastisk simpel og nem måde at starte hele Lean transformationen op.

En af de gode egenskaber ved 5S er at man ikke behøver lange kurser eller uddannelser for at sætte sig ind i og bruge 5S. Det er dog vigtigt at man har styr på grundbegreberne og ikke giver si i kast med det uden at have gjort sig klart hvad målet er. Mange strander nemlig på at bruge 5S kun som oprydningsværktøj, og får derfor ikke den fulde værdi af værktøjet.

Det er vigtigt at understrege at 5S er meget andet end oprydning, og at oprydning aldrig er målet med at indføre 5S. Ideen med 5S kan sammenfattes i 3 simple punkter:

• At reducere spild
• At reducere variation
• At skabe en standardiseret produktion

Disse 3 ting er og skal altid være hovedformålet med at begynde på 5S uanset hvilken type organisation man befinder sig i.

Og som en klog mand engang sagde: Hvis man ikke har disciplin i virksomheden til at indføre 5S, har man bestemt heller ikke desciplin til at indføre de 5 principper!

Hvad er 5S så?

5S består, som navnet antyder, af 5S’er som hver repræsenterer en del af filosofien. Disse 5 er:

1. Sorter
2. Systematiser
3. Skur (eller systematisk rengøren)
4. Standardiser
5. Selvdisciplin

Disse er de 5 trin der udgør 5S. Dog skal det understreges at det ikke skal ses som en 5 trinsraket men mere som en cirkel, hvor selvdisciplinen i midten skal holde fokus på de sidste 4.

1. S – Sorter

Start med at rydde kraftigt op i dine værktøjer. Det kan være værktøjer, varer der ikke bliver brugt og reoler i produktionen. I administrationen kan det være papirer, mapper, reoler men lige så vigtigt e-mails, elektroniske mapper og ens skriveborde.

Stil spørgsmålet: Hvor ofte bruger jeg dette? Hvis det bruges ofte skal det være i nærheden af arbejdspladsen: bruges det sjældent skal det placeres på lager eller i centrale reoler og bruges det aldrig skal det smides ud eller ligges på et fjernlager.

2. S – Systematiser

Efter man har haft et stor oprydningsrunde er det vigtigt at man sikrer sig at man har de værktøjer man skal bruge, og at de er let tilgængelige. Find faste pladser til alt hvad du bruger ofte og marker gerne disse med labels, farver eller lignende.

Dette sikrer at man altid kan finde sine værktøjer, og at det er meget nemt at se hvis noget mangler. Desuden bliver det også lettere for udefrakommende at finde ting og se hvis noget afviger fra normalen.

3. S – Skur (eller systematisk rengøring)

Lav en fast rutine for hvornår der gøres rent eller ryddes op. Det kan være en rutine som at feje sin arbejdsplads efter endt arbejdsdag, at tørre sit bord af hver fredag eller sortere mapper en gang om måneden.

Ideen er at man ved at have regelmæssige rutiner foretager en visuel kontrol som kan hjælpe med at se hvis noget afviger fra normalen. Derved bliver det også nemmere at foretage korrigerende handlinger.

4. S – Standardiser

Et af de vigtigste elementer ved 5S er indførslen af standarder. Disse kan være standard operations procedure (SOP’er), som viser hvordan en given vare skal produceres. Det kan ligeledes være en standard for formatet på alle indkøbsordrer eller måden hvorpå indkommende forespørgsler behandles.

Det vigtige er at der for hver proces findes en standard som hele virksomheden overholder. Det sikrer en konsistent høj kvalitet da standarden er dannet ud fra en fælles betragtning om best practice.

5. S – Selvdisciplin

Som alt andet i Lean er det vigtigt at 5S ikke betragtes som et projekt, men som en vedvarende proces der aldrig slutter. En del af kulturen som skal fastforankres. Det er fokus for 5. S der omhandler det at have selvdisciplin til at holde fast i alle de tiltag der nu er gennemført. Hvis man lader stå til og går tilbage til “gamle dage” vil meget af indsatsen være spildt.

Derfor er det meget vigtigt at man som ledelse hele tiden holder fokus på disse ting. I hvert fald indtil kulturen er ændret til en reel 5S kultur!

Disse 5 S’er, som tidligere sagt, ikke et projekt men skal betragtes som noget der skal inkorporeres i kulturen. Men 5S er en rigtig god og simpel måde at starte en Lean proces op i en virksomhed. Og det er samtidig en rigtig god indikator for om organisationen er klar til at give sig i kast med eksempelvis de 5 principper. For som tidligere sagt:

Hvis man ikke har disciplin til 5S, så har man højst sandsynligt heller ikke disciplin til Lean!

Hvis du har kommentarer til ovenstående eller erfaringer du gerne vil dele så brug endelig kommentarfeltet herunder.

Lean i Danmark